La Direction Générale Finance Opérationnelle et la Direction des Systèmes d’Information prennent ensemble les décisions relatives aux logiciels adaptés aux exigences comptables et financières du Groupe. Au niveau des systèmes d’information, les équipes renforcent les dispositifs de séparation des tâches et améliorent le contrôle des droits d’accès. Des outils leur ont été proposés pour veiller à la conformité des droits d’accès aux règles du Groupe.
Le système de reporting mensuel des indicateurs économiques permet un suivi continu et homogène des performances de chaque filiale et de leur adéquation avec les objectifs fixés.
Utilisé par toutes les entités, cet outil de reporting et de consolidation assure la cohérence et la fiabilité des données de chaque filiale grâce à des contrôles bloquants avant remontée au Groupe. À cet effet, le compte d’exploitation par destination, commun à la gestion et à la comptabilité, contribue à renforcer la maîtrise des rubriques des états financiers grâce à un référentiel unique.
L’organisation du Groupe repose sur un reporting émanant de chaque filiale et adressé par les pays directement à la Société mère L’Oréal, sans agrégat intermédiaire pour la grande majorité des filiales. Ce système optimise la transmission et l’exhaustivité de l’information, et facilite le contrôle de leur exactitude.
Le Directeur Général et le Directeur Financier de chaque filiale s’engagent ensemble sur la qualité, la fiabilité et l’exhaustivité des informations comptables et financières qu’ils ont préparées et transmises à la Direction Générale Finance Opérationnelle du Groupe, au travers d’une lettre d’affirmation qu’ils cosignent.
Le rôle et les missions du Comité d’Audit, tels que précédemment décrits, sont conformes à la réglementation européenne, notamment à la Directive 2014/56/UE et au Règlement (UE) 537/2014 relatifs au contrôle légal des comptes, et s’appuient sur le Rapport du groupe de travail sur le comité d’audit publié par l’AMF le 22 juillet 2010.
Des procédures spécifiques de suivis, de règles de validation, d’autorisation et de comptabilisation s’appliquent aux processus qui alimentent les comptes, par exemple les ventes, les achats, la gestion des stocks et des immobilisations, ou la gestion de la paie et de la trésorerie.
La clôture des comptes repose sur des instructions précises et un calendrier détaillé. Leur diffusion à toutes les filiales veille à assurer le respect des délais et la cohérence de la préparation des états financiers. Le Groupe a institué deux hard closing (anticipation des travaux de clôture comptable) en mai et novembre pour mieux anticiper et accélérer les délais de clôture.
Pour établir les comptes consolidés, des procédures de validation s’appliquent à chaque étape du processus de remontée et de traitement des informations. Elles vérifient notamment l’ajustement correct et l’élimination des transactions internes (remontées mensuellement), la vérification des opérations de consolidation, la bonne application des normes comptables, la qualité et l’homogénéité des données comptables et financières consolidées et publiées, et la cohérence entre les données comptables et les données de gestion utilisées pour l’élaboration des informations financières.
Les responsables de la Communication Financière établissent un calendrier précis de diffusion aux marchés financiers d’une information à jour sur le Groupe. Ce calendrier respecte les exigences des autorités de marché. Les responsables vérifient, avec la Direction Juridique, que la communication est conforme aux délais requis, aux lois et aux règlements.
Ils ont également pour rôle de publier avec précision et exactitude l’information fournie par la Direction Générale Finance Opérationnelle. Toute information significative communiquée à la communauté financière reflète avec sincérité et transparence la situation et l’activité du Groupe. De plus, toute communication est effectuée dans le respect du principe d’égalité d’information entre les actionnaires.
Les éléments comptables et financiers préparés par les filiales consolidées font l’objet d’un examen limité lors des clôtures semestrielles, et d’un audit complet lors des clôtures annuelles, par les auditeurs externes. Deux fois par an, le Directeur Général et le Directeur Financier de la filiale s’engagent ensemble sur la sincérité, la fiabilité et l’exhaustivité des informations financières au travers d’une lettre d’affirmation qu’ils cosignent.
Les missions d’audit dans les pays sont confiées quasi intégralement aux membres des réseaux des deux Commissaires aux Comptes statutaires qui, après avoir procédé conjointement à l’audit de l’ensemble des comptes et des modalités de leur établissement, assurent la certification des comptes consolidés du Groupe. Ils certifient la régularité, la sincérité et l’image fidèle des comptes consolidés et comptes sociaux de la Société. Ils sont informés en amont du processus d’élaboration des comptes et présentent la synthèse de leurs travaux aux responsables comptables et financiers du Groupe et au Comité d’Audit à l’occasion de la situation semestrielle et de la clôture annuelle.
